离退休工作处档案管理制度

南财离退字〔2022〕4号

为提高档案材料归档质量，确保及时、完整地归档，更好地服务于学校中心工作，根据学校档案管理的规定，特制订本制度。

1.切实做好部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档材料完整、齐全，并打印文件清单。

2.归档材料应按一定的顺序进行分类整理，整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项，不得将属于一个内容的档案材料人为分割开或遗漏。

3.归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。

4.坚持纸质档案材料与电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、声像等载体形式，电子文件及声像档案需存储在U盘或移动硬盘内。

5.声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档，按 “照片、视频、音频”分类，同一类别的反映同一主题活动的文件应排列在一起，并按文件时间（或重要程度）先后排列。声像档案建立总文件夹，总文件夹以“年度+部门+声像档案”命名；在总文件夹下按照片、视频、音频建立层级文件夹，按分类分别以照片档案、视频档案、音频档案命名；各分类文件夹下的声像档案文件夹以“日期+事件”命名；同一个文件夹下的每一张/份照片、视频、音频材料按其排列顺序编号，形成顺序号，从“0001”开始顺序编号，即为4位阿拉伯数字。

6.相关档案归档材料和保管期限，见附件。

附件

离退休工作处档案归档材料和保管期限